Aan het begin van een nieuw werkjaar zit u (nog) vol goede voornemens. Zonder een goede planning bestaat het gevaar dat het hierbij blijft. Zo vervliegen de goede voornemens zonder een poging is gewaagd deze te realiseren.
Dit geldt eigenlijk voor zowel privé als zakelijk. Ik ben ooit een aantal jaren leider geweest bij een groep zeeverkenners. Toen ik enthousiast aan deze klus begon, zat ik vol met plannen. Maar tijd schiet je voorbij en op een gegeven moment moet je toegeven dat je aan de meeste plannen niet bent toegekomen. Op dat moment een zure les, maar wel zeer waardevol. Toen ben ik zelf begonnen zaken beter te plannen. Tegenwoordig, bij Qics, gebruiken we voor Marketing & Communicatie een marketingkalender. Alles wat we doen met betrekking tot marketing gebeurt vanuit de marketingkalender. Bij BHBMarketing is er een blogpost beschikbaar met 10 tips voor het opstellen en gebruik van een marketingkalender.
Het voorbeeld van de zeeverkenners en van Qics geef ik niet zonder reden. Een jaarplanning kan heel algemeen of specifiek van aard zijn. In dit blog geef ik een paar tips voor het opstellen van een jaarkalender van algemene aard. De link naar de blogpost van BHBMarketing voorziet in een opzet van specifieke aard.
Hoe begin je aan de planning?
- Evalueer het vorige jaar
Richt u dan niet alleen op verbeterpunten. Benadruk ook de zaken die goed gingen (voor een positieve toonzetting).
- Noteer alle activiteiten
Op de kalender komen alle activiteiten te staan die u wilt uitvoeren in het komende jaar. Dit kan een partnerdag zijn, maar ook productwijzigingen of productintroducties. Deze activiteiten zijn op zichzelf staande projecten en vereisen een goede voorbereiding.
- Stel een raamprogramma op
Vul eerst de grote evenementen in op de kalender. Aan ieder evenement zitten stappen verbonden. Noteer ook de belangrijkste stappen naar aanloop en afloop van het evenement. Vervolgens herhaalt u dit proces tot aan de kleinere evenementen. Velen van u zullen zien dat de kalender voller wordt verwacht. Uiteindelijk dwingt dit tot het maken van keuzes.
- Houdt rekening met de data die belangrijk zijn voor relaties
Bij Qics hebben we ons hier ook een keer op verkeken. Wij hadden een partnerdag gepland op dezelfde datum als het incentive-weekend van Exact. Voor ons is dat een goed leermoment geweest. Gebruik het om te voorkomen dat u hetzelfde overkomt.
- Breng regelmaat aan in de activiteiten
Iedere week een klantendag organiseren zal niet uw voorkeur hebben, maar het versturen van een nieuwsbrief werkt heel goed wanneer dit met een vaste frequentie gebeurt. Een vaste structuur helpt ook om intern mensen mee te laten denken.
- Denk aan een vakantieplanning
Ten eerste zijn er de schoolvakanties, een overzicht van de schoolvakanties voor 2011 kunt u hier vinden. Bedenk goed dat het tijdens deze periodes rustiger zal zijn en het wellicht geen geschikt moment is om een seminar of iets dergelijks te organiseren.
Ten tweede zijn er de vakantieaanvragen van medewerkers. Wanneer er veel medewerkers in dezelfde periode vrij willen, dan dient hier rekening mee te worden gehouden.
Tenslotte is het ook handig om bedrijfsuitjes, weekenddiensten en werkoverleggen op te nemen in de jaarplanning.
Mocht u nu vol goede moed aan een opzet beginnen, houd dan in gedachte dat de kalender niet in één middag klaar zal zijn. Er zijn altijd evenementen waar u van anderen afhankelijk bent voordat u kunt plannen. Bedenk welke zaken tijdig aangevraagd en vastgelegd moeten worden. Laat de planning niet door een enkel persoon voorbereiden, maar stel deze met elkaar op. De committent bij de uitvoering zal hierdoor een stuk hoger zijn. Een planning gemaakt door meerdere mensen helpt om zaken niet over het hoofd te zien. Het voorkomt onaangename verassingen.
Rest mij u de beste wensen te doen voor 2011!
Lambert van der Plas
Marketing & Communicatie
