Ook is het bijhouden van de spreadsheets een enorm tijdrovende klus. Er zijn inmiddels wel specifieke planning applicaties op de markt. Te denken valt aan die van Alure, Unit4 of MS Project. Deze applicaties hebben met elkaar gemeen dat zij heel flexibel zijn (er kunnen en moeten heel veel variabelen worden gebruikt), maar mede daardoor niet tot enig efficiency voordeel leiden. Mijn ervaring is dat er veel weerstand bij de planners op de werkvloer bestaat om specifieke planning modules van softwarepakketten te gebruiken. Dit lijkt mij ook terecht, want wat heb je eraan als het gebruik uiteindelijk niets oplevert? Uiteindelijk wil je, naast meer inzicht, vooral tijdwinst boeken.

De beschreven problematiek heeft als uitgangspunt gediend bij het ontwikkelen van QicsPlanner. Wij wilden een software planning pakket ontwikkelen dat de nadelen van het werken met het welbekende MS Excel spreadsheet ondervangt, maar daarbij wel het laagdrempelige gebruiksgemak van MS Excel behouden. Qics is in het voorjaar van 2009 met een team van 5 software developpers begonnen met de ontwikkeling van haar planning oplossing: QicsPlanner. Het 4e kwartaal 2010 is QicsPlanner gelanceerd en inmiddels is het pakket al bij meer dan 500 users in gebruik, waaronder de hier besproken accountants.

Het schiet zijn doel voorbij om alle features van QicsPlanner te behandelen. Een paar willekeurige mogelijkheden zal ik echter opnoemen. Met QicsPlanner is het ondermeer mogelijk om tegelijk meerdere mensen over meerdere opdrachten te plannen. Het is mogelijk om in één oogopslag te zien welke medewerker van een bepaalde functiegroep (manager, controleleider, ervaren assistent accountant, beginnend assistent accountant etc.) op enig moment de meeste tijd beschikbaar heeft. Planningen kunnen worden doorgezet naar een nieuw kalenderjaar. Er zijn rapportages beschikbaar hoeveel uren er nog ongepland staan (dat is bijvoorbeeld praktisch als je ‘s zomers wilt weten hoeveel uren je in het najaar nog moet invullen), of juist waar er mensen meer dan 8 uur per dag zijn ingepland. De beoogde gebruiksefficiency ontstaat bijvoorbeeld door de koppeling met Exact Synergy en QicsTime (ons urenregistratie- en factureringspakket). QicsPlanner gebruikt de stamgegevens uit Exact Synergy (klanten, medewerkers, tarieven). Dit scheelt heel veel invoertijd. Daarnaast kan de planning worden doorgezet naar de timesheets van medewerkers. Dat scheelt weer tijd bij het invoeren van hun uren.

Mocht u als planner over uw spreadsheet gebogen zitten om te veel werk over te weinig beschikbare mensen te verdelen, is het een prettige gedachte dat er nu QicsPlanner is. Wij zullen de schaarste aan mensen niet kunnen oplossen, maar leveren met onze planning oplossing wel een bijdrage om het voor u mogelijk te maken uw resources efficiënt en optimaal te benutten!