Omzetontwikkeling dienstverlenende organisaties

Omzet boeken
Afgelopen week was ik op bezoek bij een bedrijf dat één keer per kwartaal de uren van die periode factureert. Om toch maandelijks inzicht te krijgen in de omzet, maakt men een schatting van de mogelijke omzet voor dat kwartaal en boeken zij deze handmatig via het memoriaal.

Algemeen probleem
Een gebrek aan inzicht in de werkelijke omzet in een bepaalde maand, is een probleem dat vaak terugkomt bij bedrijven. Voor een bedrijf is het belangrijk om te weten in welke periode de omzet valt, zo kan een organisatie beter sturen als de omzet achterblijft of juist toeneemt. Je kunt als organisatie ook beter trends zien. Op die manier kan je weer tijdig actie ondernemen als je van tevoren weet dat het in december en januari heel druk gaat worden.

Algemeen oplossing plus nadelen
Bij de meeste organisaties wordt dit onder andere gecorrigeerd door handmatig boekingen in het memoriaaldagboek te maken en zo de omzet naar de juiste maand te verdelen. Aan bovenstaande oplossing zitten een aantal nadelen:

• Tijdrovend. Zeker als je per project de omzet inzichtelijk wil hebben,
  
  
• Foutgevoelig. Bij handmatige acties kunnen fouten worden gemaakt.

Omzetmodule
Om toch op een efficiënte manier de omzet in de juiste maand te boeken, heeft Qics voor het urenregistratiesysteem QicsTime de omzetmodule ontwikkeld. Met deze extra module wordt de omzet niet langer geboekt op het moment van factureren, maar op het moment van urenschrijven.

De voordelen van dit systeem zijn:

• De omzet valt in de maand dat de uren geschreven zijn,
  
  
• Op fixed-fee projecten is de omzet per medewerker inzichtelijk,
  
  
• De bij- en afboekingen op de facturen kunnen inzichtelijk gemaakt worden op een aparte grootboekrekening,
  
  
• Snelheid. De boekingen worden automatisch gemaakt,
  
  
• Niet foutgevoelig. De boekingen worden automatisch gemaakt.
  
  

Een nadeel kan zijn:

• Je kunt je ten onrechte rijk rekenen. Je neemt namelijk omzet op het moment dat de uren geschreven zijn. Als men bij het factureren ervoor kiest om (een deel van) de uren niet in rekening te brengen, zal er een verschil optreden tussen de geschreven omzet en de werkelijke omzet.

Hoe werkt de omzetmodule
Als de uren geaccordeerd zijn, kunnen de uren al als omzet geboekt worden in de financiële administratie. De tegenrekening van de boeking is een ´onderhandenwerk rekening´. Deze rekening wordt weer tegengeboekt bij het factureren, zodat er geen saldo overblijft op de onderhandenwerk rekening. Voor de projecten waar tegen een vast bedrag wordt gefactureerd, maak je op deze manier ook inzichtelijk in de boekhouding wanneer en door wie de uren zijn gemaakt in de boekhouding.

QicsTime
QicsTime is een professionele oplossing voor urenregistratie en facturatie voor zakelijke dienstverleners met hoge eisen. Er zijn meerdere modules beschikbaar voor specifieke toepassingen, bijvoorbeeld intercompany en de hierboven beschreven omzetmodule. QicsTime integreert met QicsPlanner, Exact Synergy Classic, Exact Synergy Enterprise en Exact Globe.

Contact
Bent u benieuwd of deze oplossing ook voor u toegevoegde waarde heeft, neem dan contact op met Qics. Voor meer informatie kunt u ook het whitepaper 'Tijdsbesparing met een effectieve urenregistratie & -facturatie' downloaden van onze website.

Sven van der Zwan
Consultant