Managementinformatie

Een paar maanden geleden stelde een klant mij de vraag of het mogelijk is om de bestaande rapporten van QicsTime uit te breiden. Aangezien daar vele mogelijkheden voor zijn, is het belangrijk dat er eerst een goed ontwerp gemaakt wordt. De klant leverde een voorbeeld aan, waarna wij in een telefoongesprek de details bespraken.

Inzicht in uren vaak een uitdaging
De directie van dit bedrijf wil inzicht in de geboekte uren, rekening houdend met vrije dagen, verlofdagen en verplichte feestdagen. Het is één van de bedrijven die haar werknemers in de gelegenheid stelt om alternatieve werktijden en –uren te hanteren. Er zijn werknemers die 32, 36, 40 uur of meer werken. In sommige gevallen werkt een medewerker 36 uur, waarbij in één week 4 * 8 en in de andere week 5 * 8 uur wordt gewerkt om zo een gemiddelde van 36 uur per week te behalen.

Daarnaast kunnen verplichte vrije dagen per bedrijf enigszins verschillen. Sommige bedrijven sluiten de deuren op Goede Vrijdag, terwijl anderen open blijven. Het belangrijkste punt in deze casus is dat de klant flexibel blijft omdat wij anno 2011 nu eenmaal met dynamische werkomgevingen te maken hebben. Stel dat de klant besluit om een wijziging aan te brengen in de verplichte vrije dagen, dan zou dat zonder veel impact op de rapportages moeten kunnen.

Voorts zijn wisselende contracturen, gecombineerd met de mogelijkheid om overuren (gewerkte uren – contracturen) op te nemen of ‘in te halen’, lastig in rapportages tot uitdrukking te brengen, omdat de relevante formules alle mogelijke scenario’s moeten reflecteren.

De wens was verder om gerealiseerde uren af te zetten tegen persoonlijke targets. De wekelijkse target is een variabele die op basis van de kennis en ervaring van de medewerker door de teamleider van de projectmedewerker wordt bepaald. Targets worden historisch bijgehouden en kunnen op jaarbasis verschillen. Binnen de QicsTime facturatiesoftware is er ruimte voor het bijhouden van contracturen en declarabele/productieve weektargets, maar er is geen mogelijkheid om historische cijfers bij te houden.

Uitgangssituatie
De klant had een vijftal Excelsheets die elke week handmatig werden bijgehouden. De nadelen hiervan zijn evident; arbeidsintensief werk, met een verhoogde kans op fouten in de input. Daarnaast kon niet op ieder gewenst moment een overzicht worden opgevraagd.

Er wordt in dit bedrijf ook gebruik gemaakt van Exact Globe, maar deze software biedt niet de mogelijkheid om verlof- en contracturen historisch vast te leggen. Exact Synergy van Exact kan dat wel, maar de klant was niet bereid om tot zulke uitgaven over te gaan. Exact Synergy is een pakket dat veel meer mogelijkheden heeft, uiteraard hangt daar ook een prijskaartje aan.

De oplossing? Op maat gemaakte rapportages!
Wij hebben daarom gezocht naar een alternatief voor een scherm waarin deze waarden kunnen worden bijgehouden door de financiële administratie. Degene die verantwoordelijk is voor het controleren en opleveren van de interne informatiebehoefte, kan op een eenvoudige manier de cijfers presenteren.

In een inputsheet, samengesteld in Excel, worden genoemde variabelen vastgelegd. Een tool, die op een afgesproken tijdstip draait, laadt de waarden in een SQL database. Tot slot zijn een aantal rapporten gebouwd in Microsoft Reporting Services die de informatie uit deze inputdatabase en de gewone QicsTime database combineert tot duidelijke overzichten waarin geregistreerde verlofuren, ADV, overuren, declarabele en productieve uren worden verrekend met de gewenste doelcijfers.

Informatiebehoefte omzetten in relevante, heldere management informatie is een uitdaging. De sleutel is om in gedachten te houden dat een aanvulling in de software niet meer werk met zich mee dient te brengen voor de key-user en dat de mogelijke probleemscenario’s worden dichtgetimmerd in de totale oplossing.

Real-time inzicht in prestaties
Met de nieuwe rapporten zijn zowel de teamleiders als de directie real-time op de hoogte van alle prestaties van hun (project)medewerkers. Bij het ontwerpen van het rapport werden ook meteen zwakke punten in de procedures blootgelegd; sommige controles werden niet uitgevoerd, omdat het bijwerken van de Excelsheet teveel tijd kostte om ook nog uitgebreide rekenkundige en inhoudelijke controles te doen.

Uiteindelijk werkt de klant nu al enkele maanden met deze rapportages, waarbij het inputsheet aanpassen slechts enkele minuten werk is. De controle van de data is op basis van de andere standaardrapporten in QicsTime een peulenschil. Aansluiting in de productiviteit en declarabiliteit per medewerker, team/afdeling of bedrijfsbreed is eenvoudig en transparant.

Heeft u vragen over rapportage op QicsTime, al dan niet in combinatie met Exact Synergy en/of Exact Globe, neem dan contact op met Qics door te mailen naar sales@qics.nl.

Thessa Bouber
Manager Training & Consultancy