Accountancy 2012

Nu de voorjaarspiek op de accountantskantoren voor de meeste van u weer achter de rug is, is het tijd voor een welverdiende vakantie. Veel accountants/ondernemers gebruiken deze periode ook om alvast na te denken/mijmeren over het komende jaar. Na terugkomst van vakantie, leert onze ervaring, krijgen de plannen voor 2012 handen en voeten. Bij het invullen van uw softwareplannen voor 2012 geven wij u graag het volgende ter overweging mee.

Recent zijn wij betrokken geweest bij een acquisitietraject van onze software voor een middelgroot accountantskantoor. Dit kantoor had geheel volgens het boekje een short list met aanbieders gevormd. Qics vormde samen met Exact één van de geselecteerde aanbieders. Zoals trouwe lezers van onze blogs bekend is, levert Qics software op het gebied van planning, urenregistratie, facturering en management informatie. Exact op haar beurt levert ondermeer Exact Synergy (Enterprise). Exact Synergy is perfecte ERP software, met uitgebreide mogelijkheden (inclusief rapportages) op het gebied van het managen van verkoopkansen, HRM en digitalisering van documenten. Tot dusverre vertel ik u weinig nieuws. Waarom is de casus in kwestie dan toch interessant?

De casus is interessant om de ons inziens juiste strategische visie van het accountantskantoor in kwestie. Het kantoor heeft een zeer uitgesproken voorkeur om slechts te werken met ‘Best of Breed’ software oplossingen (dat wil zeggen dat je voor iedere toepassing de best beschikbare software kiest, ongeacht welke leverancier, in plaats van je te beperken tot het afnemen van alle software bij één leverancier: dus de belastingaangifte software kan van een andere levereancier zijn dan de accountantscontrole software etc.). De schil waaraan deze ‘Best of Breed’ oplossingen in onze situatie dan worden gekoppeld is Exact Synergy.

Ook de software oplossingen van Qics vormen Best of Breed extensies op de ERP software van Exact Synergy. QicsPlanner is op dit moment ons inziens de enige gebruikersvriendelijke en efficiënte software voor het plannen van resources bij zakelijke dienstverleners (inclusief het genereren van rapporten hierover, zoals overzichten hoeveel uren er nog moeten worden gevuld voor het komende najaar en hoe deze zijn verdeeld over de beschikbare mensen en hoe de geplande uren zich verhouden tot de gemaakte begroting). QicsTime is ons prijswinnend urenregistratie en facturering product. Gekoppeld leveren QicsPlanner en QicsTime nog meer efficiency: geplande uren komen als voorstel in de weekstaat van uw medewerker en de voortgang van uw opdrachten kan worden bewaakt. Overigens kunnen QicsPlanner en QicsTime ook stand-alone draaien. 

In accountantsland leeft nu nog veelal de voorkeur voor software leveranciers die in staat zijn de meeste softwaretoepassingen onder één vlag te leveren. Dat is een achterhaalde visie. In de nabije toekomst haal je je software uit de cloud, dat wil zeggen op het internet neem je abonnementen op die software die jij het meest geschikt acht. Deze software is tijd en plaats onafhankelijk benaderbaar (hetgeen weer aansluit bij het nieuwe werken) en wordt gehost door andere partijen. Een voorbeeld waarbij dit al in de praktijk wordt toegepast vormt de MKB portal van KPMG. De in dit blog geschetste ‘Best of Breed’ visie sluit daar op aan, zij het dat er nu in de praktijk veelal nog wordt gekozen voor het aanschaffen van software licenties, waarbij de software op eigen servers draait. De aan te schaffen software wordt meestal al wel geacht volledig ‘webbased’ (tijd en locatie onafhankelijk benaderbaar via internet) te zijn.

Wij merken dat het product Exact Synergy wellicht één van de best bewaarde geheimen is in accountantsland. Dat is ons inziens onterecht! Vanuit mijn ervaring die ik in het verleden als accountant heb opgedaan bij ondermeer JAN© Accountants ben ik van opvatting dat Exact Synergy zeer krachtige, stabiele en efficiënte software is, die u in staat stelt uw bedrijfsprocessen strak te organiseren. Enkele voorbeelden zijn de ondersteuning  van uw:

- verkoopprocessen (een element van de bedrijfsvoering waar accountants in steeds toenemende mate mee te maken hebben), door bijvoorbeeld uitgebreide analyses en rapportages van individuele verkoopkansen,

- digitalisering van uw documenten (elektronische dossiervorming wordt volledig ondersteund), waarbij Qics voor Canon een scanoplossing heeft ontwikkeld om de documenten zo snel en efficiënt mogelijk in Exact Synergy op te slaan.

Dus als u uw softwareplannen handen en voeten geeft: vergeet niet Exact, gecombineerd met de producten van Qics (QicsPlanner en QicsTime) in uw short list op te nemen.

Jacob den Houting RA