De nieuwe mogelijkheden van QicsPlanner

Sinds de eerste release van QicsPlanner vorig jaar zijn er ruim 80 nieuwe features ingebouwd. Ons productteam heeft nauw samen gewerkt met onze pilot klanten om van QicsPlanner een gebruikersvriendelijk, functioneel en flexibel planningspakket te maken. Om u op de hoogte te houden van de ontwikkelingen van QicsPlanner wil ik in deze blogpost een selectie van de nieuwe mogelijkheden van QicsPlanner bespreken.

Nieuwe functionaliteit

Exchange synchronisatie

QicsPlanner, het door Qics ontwikkelde product voor het plannen en volgen van medewerkers en projecten, kan sinds kort ook verbonden worden met Microsoft Outlook. Taken en afspraken die in QicsPlanner worden gemaakt, kunt u terugvinden in uw Outlook kalender. Anderzijds houdt QicsPlanner rekening met de afspraken die al in uw kalender staan bij het inplannen van nieuwe taken. Deze functionaliteit is beschikbaar als u gebruik maakt van Microsoft Exchange Server 2010. 

Optionele afspraken

Het is nu mogelijk om afspraken in te plannen als ‘optioneel’. Ze kunt u medewerkers reserveren op toekomstige projecten, of kunt u een afspraak inplannen in afwachting van de reactie van uw klant. Optionele afspraken worden met en afwijkende kleur getoond in de planning. U kunt er middels een instelling voor kiezen om de optionele planning mee te laten nemen in de beschikbaarheid.

Drag & drop van afspraken

Een veelgevraagde mogelijkheid die onlangs is ingebouwd hebben betreft het slepen van afspraken en planningen. U kunt nu een afspraak of een reeks afspraken eenvoudig naar een andere datum, of een andere medewerker slepen. Dit bespaart u veel tijd tijdens het plannen.

Drag & drop van taken

Naast afspraken kunt u ook taken verplaatsen in de tijd. U kunt de start- of einddatum aanpassen door deze met de muis te slepen, maar u kunt ook de taak in zijn geheel naar een andere datum verplaatsen. Zo kunt u snel de globale planning van uw project aanpassen.

Afhankelijkheden tussen taken

U kunt aangeven dat een taak afhankelijk is van en andere taak. Als u de taak verplaatst of aanpast dan zal de afhankelijke taak ook opschuiven. U kunt zo bijvoorbeeld eenvoudig uw gehele project  een maand verschuiven.

Integratie met QicsTime

De integratie met QicsTime is verder uitgebreid en verbeterd. U kunt de planning importeren in uw weekstaat. De geschreven uren worden meteen zichtbaar in de voortgangsoverzichten in QicsPlanner. Door te schrijven op taken binnen een project kunt u de voortgang van uw projecten goed bewaken en gedetailleerd rapporteren aan uw klanten. En dat terwijl de ureninvoer voor uw medewerkers alleen maar makkelijker wordt.

Hoofd- en deelprojecten

QicsPlanner kan hoofd- en deelprojecten vanuit Synergy of QicsTime herkennen en de deelprojecten weergeven in de planning van het hoofdproject. Zo houdt u ook bij grote en complexe projecten het overzicht.

Rapportage

Op het gebied van rapportage is er veel toegevoegd aan QicsPlanner. Zo zijn er onder meer rapporten voor projectplanning, projectvoortgang, medewerkersplanning, GANTT charts, vakantieplanning, jaarplanning, onderhanden werk en capaciteitsoverzichten. Natuurlijk heeft u ook altijd de mogelijkheid om uw eigen overzichten te (laten) ontwikkelen. De informatie uit QicsPlanner kunt u zo voor diverse doeleinden in uw organisatie gebruiken.

Tarifering per medewerker

Het is nu ook mogelijk om de voorcalculatie van het project te maken op basis van een tarief per medewerker.

Zelf kolommen indelen

U kunt nu zelf bepalen welke kolommen zichtbaar zijn in  de schermen. Zo kunt u bijvoorbeeld de kostprijs verbergen als u daar geen gebruik van maakt, of juist extra informatie tonen tijdens het plannen van uw project.

Rollen en rechten

U kunt zelf rollen creëren en toewijzen aan medewerkers. Zo houdt u de functies en verantwoordelijkheden gescheiden en kunt u de toegang tot vertrouwelijke informatie beperken.

Toekomstige mogelijkheden

Natuurlijk zullen wij ook het komende jaar niet stilzitten. Onze eigen planning (de ‘backlog’) staat vol met tal van belangrijke toevoegingen aan de functionaliteit van QicsPlanner. Een aantal daarvan wil ik nog even kort de revue laten passeren:

Vakantie- en verzuimplanning

Natuurlijk is het al mogelijk om met QicsPlanner ook vakantie en verzuim in te plannen. Wat echter nog ontbrak is de administratie rond het verzuim: vakantiesaldi, bij- en afboekingen op het saldo door bijvoorbeeld wijzigingen in het arbeidscontract, tijd-voor-tijd, uitbetalen vakantiedagen en dergelijke. QicsPlanner zal hier in de toekomst uitgebreide ondersteuning voor bieden.

Planning van materialen en ruimtes

Het plannen van medewerkers staat vaak niet op zichzelf. Voor veel taken heeft u materiaal en locaties nodig (beamers, vergaderruimtes e.d.). QicsPlanner zal in de toekomst deze functionaliteit ook kunnen bieden.

Taskboard

U kunt met QicsPlanner al plannen vanuit een project of vanuit de medewerkers. Wat binnenkort ook mogelijk wordt is het plannen over alle projecten heen. U kunt de projecttaken die nog niet zijn ingepland, gesorteerd op startdatum, eenvoudig toekennenaan uw medewerkers. Op deze wijze kunt u flexibel ‘just in time’ plannen en kunt snel inspelen op veranderingen in projecten, bezetting en deadlines.

Import / export Excel en MS Project

Een veelgevraagde wens is het kunnen importeren en exporteren van projecten en taken naar ander software als MS Excel en MS Project. Zo kunt u uw projectplanning of breakdown eenvoudig naar uw klant sturen of een planning gemaakt in MS Project direct importeren in QicsPlanner.

Uw suggesties

De doorontwikkeling van QicsPlanner blijft onze voortdurende aandacht houden. De actuele stand van zaken kunt u altijd op onze website vinden: http://www.qics.nl/nl/producten/qicsplanner/changelog.

We zijn ook erg benieuwd naar uw feedback of suggesties voor nieuwe functionaliteit. Wat zou uw ideale planningspakket moeten kunnen?

Mark Velthuijsen
Product owner QicsPlanner