Net op tijd plannen

Wanneer je als projectmanager een nieuw project in gaat plannen dan ziet de toekomst er vaak nog beheersbaar uit. Het project valt uiteen in goed gedefinieerde taken, alle mensen staan ingepland en de agenda's zijn gevuld. Het budget klopt exact met de offerte en de planning en er lijkt niets mis te kunnen gaan. Iedere projectleider met een beetje ervaring weet echter dat de werkelijkheid meestal niet meewerkt. Mensen worden ziek of verlaten het bedrijf, andere projecten lopen uit, de opdrachtgever wijzigt de specificaties, deadlines verschuiven. Een hele reeks aan kleine en grotere veranderingen zorgt ervoor dat de realisatie van een project in het algemeen nauwelijks meer lijkt op het oorspronkelijke plan. Projectplannen bevatten daarom meestal ruimte om hierop in te kunnen spelen. Een potje onvoorzien in het budget, wat extra dagen tussen twee afhankelijke taken en ook de opdrachtgever hanteert vaak een tweede 'echte' deadline.

Maar als we weten dat planning en realisatie zo uit elkaar lopen, dan is er ook software nodig die rekening houdt met deze verandering. Als er taken uitlopen dan betekent dit dat verderop in het project gaten gaan vallen en mensen ingepland zijn op taken die ze nog niet uit kunnen voeren.

Minder Plannen
Één methode om hier mee om te gaan is om juist minder te gaan plannen. Dit klinkt wellicht wat tegenstrijdig, maar werkt vaak beter dan alle details van te voren vast te willen leggen. Door een project alleen in hoofdlijnen vast te leggen kun je grip houden op de doorlooptijden en de voortgang. Het daadwerkelijk alloceren van mensen kun je dan uitstellen tot een zo laat mogelijk moment.

Taskboard
QicsPlanner houdt hier rekening mee door het plannen via het taakbord of taskboard mogelijk te maken. Dit taakbord kan handig gebruikt worden als een weergave van alle werkvoorraad: projecttaken die al wel gepland zijn, maar waar de medewerkers nog niet op gealloceerd zijn kunnen eenvoudig opgevraagd worden en gesorteerd op startdatum.

Klik op het plaatje voor een grotere weergave
 

Door van deze functionaliteit gebruik te maken kunt u veel scherper plannen en het aantal 'gaten' beperkt houden. U heeft zo maximale voortgang op alle projecten. Als een taak eerder uitgevoerd kan worden dan kunt u hier direct op inspelen. Anderzijds als een project uitloopt heeft u meer mogelijkheden om de toekomstige taken met meer prioriteit op te pakken. U schuift als het ware met de ruimtes die u in elk project inbouwt, maar die sommige projecten meer nodig hebben dan andere. Zo profiteert een traject wat moeilijk verloopt wellicht van een ander traject dat voorspoedig loopt en kunt u beide voor de deadline afronden.

Het taskboard geeft u de mogelijkheid om over projecten heen te kijken en om 'net op tijd' te plannen. Zo houdt u grip op bezetting en voortgang in een continu weerbarstige werkelijkheid.

Mark Velthuijsen